Interne organisatie

Uit Cooplink Wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

De interne organisatie van een wooncoöperatie is als de dragende muren van een huis. Het moet uit stevige bouwstenen bestaan, anders stort het als een kaartenhuis in elkaar.

Organisatiestructuur / governance

Governance wordt vaak zwaar onderschat. Maar het dient twee belangrijke doelen: Je ondervangt er je eigen kwetsbaarheden mee. En je bouwt waarborgen in voor de continuïteit van je initiatief en dat je je doelstellingen kan halen. Dat zijn de redenen om werk te maken van governance.


Feitelijk is governance: je organisatiestructuur inclusief checks en balances.


Toezicht

Het is van belang dat initiatieven voorzien in iets wat toezicht houdt op hun eigen bestuur. Bij een vereniging doen de leden het toezicht, maar binnen verenigingen is altijd het risico dat ze gaan navelstaren, inslapen en zich terug gaan trekken. Dat kan je voorkomen door een extra orgaan in het leven te roepen dat toeziet op in hoeverre je als vereniging je doelstellingen verwezenlijkt. Het gaat om een vorm van toezicht of advies door buitenstaanders, met een frisse blik op de zaak. Het kan ook in het voortraject heel nuttig zijn om externe personen bij je initiatief te betrekken. Zij kunnen met enige afstand reageren op de gang van zaken, of bijvoorbeeld (als het mensen van aanzien zijn) gewicht in de schaal leggen.


Controle

Ook van belang is het om intern je organisatie voldoende controle momenten in te bouwen. Met name als het gaat om de financiën, maar soms ook voor andere zaken. Veel te vaak liggen belangrijke zaken bij een of enkele kartrekkers. En dat is een kwetsbaarheid. Ook vanwege de continuïteit. Zodra er veel verantwoordelijkheid bij een of enkele mensen terecht komt, moet je voldoende back up organiseren. Zorg dus bijvoorbeeld altijd voor een tweede persoon als back up voor de penningmeester, hoe moeilijk te vinden ook.


Vastleggen

Een governancestructuur moet je vastleggen. Deels in statuten. Maar als dat niet in jullie statuten is opgenomen, ben je altijd vrij om bijvoorbeeld zo'n toezichtorgaan in het leven te roepen. Je moet dat dan minimaal vastleggen in het huishoudelijk reglement. Dat geldt ook voor de back up voor bepaalde belangrijke personen.


Besluitvorming

Over de besluitvormingsprocessen die je in je initiatief wilt hanteren, moet je op voorhand onderling veel nadenken en praten. Dat besluitvormingsproces moet namelijk meteen goed in je statuten komen te staan. Wat er in de statuten staat, moet namelijk overeen komen met wat je in de praktijk doet. Standaard statuten voorzien vaak in besluitvorming op basis van meerderheid van stemmen. Maar groepen willen vaak graag een consensus model, of een consent of sociocratisch model, of nog weer iets heel anders. Als je in de praktijk besluiten neemt op een manier die niet overeen komt met de statuten, dan kan dat er toe leiden dat mensen met succes bezwaar maken tegen een genomen besluit.

Een besluitvormingsprocedure heeft verschillende etappes. Hoe bereid je een besluit voor? Doe je dat in een algemene vergadering met iedereen? Of laat je door een kleiner clubje een concept opstellen, dat je vervolgens in een vergadering bespreekt? In het voortraject van besluitvorming is het verstandig om voldoende waarborgen in de bouwen zodat mensen voldoende gelegenheid hebben om feedback te geven en mee te praten.


Over besluitvormingsmodellen is veel geschreven.

Ken je interessante besluitvormingsprocessen? Schrijf er over op deze pagina!



Beleid

Er zijn een aantal zaken waar een wooncoöperatie beleid op zou moeten maken. Anders is de kans groot dat het probleembronnen worden. Het gaat om toewijzingsprocedures: hoe wijs je woningen toe en aan wie? Om incasso: hoe haal je de huur op en wat als iemand niet betaalt? En het gaat om financiën en onderhoud. Beleid over deze onderwerpen kan opgenomen worden in het huishoudelijk reglement. Maar het kunnen ook losse beleidsstukken zijn.

Toewijzing

Hoe selecteer je een nieuwe bewoner en welke stappen zet je in je toewijzingsprocedure? Wat toewijzing betreft zijn er zeer veel varianten. Elke groep doet het anders! En het hangt ook van je coöperatievorm af. Huurt de coöperatie het complex van een woningcorporatie (toegelaten instelling)? Dan heb je met andere regels te maken dan als je al collectief eigenaar bent van een complex.

Bepaal gezamenlijk van te voren wat voor bewoners je graag in je complex wilt zien. Nu en in de toekomst. Onder andere voor de continuïteit van je zelfbeheerproject kan het bijvoorbeeld verstandig zijn te zorgen voor diversiteit en bewoners van verschillende generaties. Er zijn nogal wat zelfbeheerprojecten die dertig jaar geleden begonnen zijn met jonge stellen, maar nu kampen met een sterke vergrijzing en onaantrekkelijk zijn geworden voor jonge gezinnen.

Wat verwachten jullie verder van een kandidaat? Hebben jullie iemand met bepaalde capaciteiten nodig in je complex? Bijvoorbeeld iemand die technisch heel handig is. Of juist een kei in administratie? Willen jullie werken met proefperiodes? Een toelatingscommissie?

Landelijke toewijzingsregels

In principe kun je als wooncoöperatie/zelfbeheerproject je woningen verhuren aan wie je wilt, tenzij de eigenaar van je complex een woningcorporatie (toegelaten instelling) is. De woningcorporatie is namelijk verplicht aan de landelijke en gemeentelijke regels voor woningtoewijzing te voldoen. Zij moeten nieuwe huurders toetsen op hun inkomen (vanwege de inkomensgrens voor sociale huurwoningen) en passend toewijzen. Sommige gemeentes verstrekken ook huisvestingsvergunningen of woonvergunningen voor bepaalde wijken. Ook daar moet de woningcorporatie rekening mee houden, als hij een woning aan iemand wil verhuren.

Coöptatierecht

Is van toepassing als er een externe verhuurder is, bijvoorbeeld een woningcorporatie. Coöptatierecht betekent dat je als woongroep zelf bepaalt wie je kiest als nieuwe bewoner wanneer er woonruimte vrij komt. Coöptatierecht moet opgenomen worden in het huurcontract. Het kan natuurlijk zo zijn dat de verhuurder randvoorwaarden stelt aan wie in aanmerking komt voor coöptatie.

Incasso

Vaak zien initiatiefgroepen het incasseren van de huur als een obstakel. Ze zien er tegenop of verwachten interne problemen als ze dat zelf gaan doen. Het lijkt dan immers alsof je de huur moet gaan innen bij je eigen buren en dat voelt onprettig.

Dat gevoel is begrijpelijk, maar de ervaring leert dat het al een stuk makkelijker wordt, als er een goed beschreven incassobeleid op papier staat. Dan kun je aan de hand van dat beleid de incasso uitvoeren. Ook als er probleemsituaties ontstaan, kun je op dat incassobeleid teruggrijpen. En het helpt ook als het uiteindelijk helaas nodig blijkt te zijn om juridische stappen te nemen tegen een wanbetalende huurder. Aan het opschrijven van een incassobeleid wordt nog wel eens voorbij gegaan omdat het een beetje 'not done' is, maar het is dus verstandiger om het aan de voorkant goed te bespreken en te regelen.

Erg ingewikkeld hoeft een incassobeleid ook niet te zijn. De wooncoöperatie stuurt een factuur voor de huur, na een aantal weken een herinnering, dan nog een, en als je dat allemaal zorgvuldig bijhoudt kun je actie ondernemen tegen een eventuele wanbetaler. Welke actie? Dat kun je opnemen in het beleid. De ervaring leert dat het effectief is als mensen elkaar aanspreken op hun betalingsgedrag en dat mensen dan eerder geneigd zijn om netjes te betalen.

Het incassobeleid uitbesteden kan ook heel goed. Al zul je toch uiteindelijk als groep een besluit moeten nemen of je juridische stappen wilt gaan nemen tegen een medebewoner die de huur niet betaalt. Uitbesteden kan aan incassobureau's of aan organisaties die huuradministratie voeren. Bijvoorbeeld een woningcorporatie of een boekhoudbureau.

Financiën

Het is verstandig voor initiatiefgroepen en gevestigde coöperaties om te werken met een begroting en jaarrekeningen te maken. Via een boekhouding kun je dan ook goede reserveringen doen. Dit geldt zeker voor groepen van enige omvang maar ook met vijf woningen of meer loont het te werken met een begroting. Als je vanuit je normale bedrijfsvoering niet aan je verplichtingen zou kunnen voldoen of je reserves zou opmaken, dan kun je in heel vervelende situaties terecht komen. Je moet bovendien voldoende reserves hebben voor als er bijvoorbeeld leegstand of onderhoudsgebreken ontstaan. Daarom is een gezonde financiële bedrijfsvoering van belangen moet je je financiën strak in de gaten te houden met een begroting en een jaarrekening.

Voor een financiële bedrijfsvoering moet je gezamenlijk een antwoord formuleren op o.a. deze vragen:

  • Hoe richten we onze financiële huishouding in?
  • Welke zaken zijn verrekenbaar?
  • Waar treffen we voorzieningen voor?
  • Willen we een eigen investeringsbeleid (bijvoorbeeld om panden op te knappen of zonnepanelen op het dak te leggen, etc.)

Hier moet je een passende boekhouding op organiseren. Die hoeft niet te zwaar te zijn. De meeste initiatiefgroepen kunnen het op Excell. Maar sommigen werken met een boekhoudprogramma of een extern bureau om de jaarrekening te maken.

Als je met een begroting werkt, moet die ook vastgesteld worden. Bijvoorbeeld door goedkeuring in de ledenvergadering. Of laat je je jaarrekening eerst beoordelen door een kascommissie? Hoe je dit wilt gaan doen, moet je vastleggen in de statuten.

Onderhoud

Onderhoud is het meest kwetsbare punt van de bedrijfsvoering van wooncoöperaties.

Voor een goed onderhoudsbeleid is een meerjaren onderhoudsplanning nodig die wordt uitgewerkt in jaarplanningen. In de jaarplanning stel je vast wat jullie het komend jaar gaan uitvoeren en daar moet je je dan ook aan houden. De onderhoudsplanning moet gekoppeld zijn aan een goede begroting. Want als je niet volgens die begroting werkt, kunnen de onderhoudskosten gigantisch uit de hand gaan lopen.

Daarnaast moet je voldoende reserveren in je onderhoudspot.

Er komt veel kijken bij het onderhoud en een goed onderhoudsbeleid. Je moet gezamenlijk een antwoord formuleren op o.a. deze vragen:

  • Hoe gaan we de klussen uitvoeren die we begroot hebben?
  • Waar halen we de (bouw)technische kennis vandaan?
  • Wat besteden we uit, wat doen we zelf?
  • Hoe werken we samen met externe bedrijven?
  • Hoe regelen we de verzekeringen?
  • Wat als bewoners veel zelf doen in het onderhoud. Moeten we ze daar dan voor belonen en waar moet je dan rekening mee houden en hoe zit dat dan met de fiscus?

Dit onderwerp leent zich bij uitstek voor goede (of minder goede) voorbeelden van initiatiefgroepen en gevestigde coöperaties. Met andere woorden: Deel hier je ervaringen met het onderhoud in jullie complex.

Bijvoorbeeld door jullie meerjaren onderhoudsplanning als download beschikbaar te stellen. Of door op te schrijven tegen welke problemen of oplossingen jullie aanliepen.


Statuten

Het opstellen van statuten kost een hoop denkwerk en vergaderen. Je moet het in je initiatiefgroep immers eerst eens worden over de belangrijkste zaken. Welk organisatiemodel (en welke rechtsvorm) heeft jullie voorkeur (stichting, vereniging, coöperatie)? Verschillende rechtspersonen zijn mogelijke: ook een gewone vereniging kan functioneren als een wooncoöperatie.

Wat is jullie doelstelling? Hoe gaan jullie besluiten nemen? Wat ik het mandaat en de zittingstermijn van bestuursleden?  Hoe regel je de contributies, etcetera. Het is van belang dat de deelnemers van een wooncoöperatie zich kunnen vinden in dit soort uitgangspunten en er over mee hebben kunnen praten voordat ze worden vastgelegd in de statuten.

Standaard statuten (het goedkoopste bij de notaris) voldoen vaak niet voor wooncoöperaties of initiatieven die hun wonen in zelfbeheer willen nemen. Standaard is bijvoorbeeld besluitvorming bij meerderheid van stemmen. Terwijl veel initiatiefgroepen juist zoeken naar andere vormen van besluitvorming.

Statuten laten opstellen en wijzigen moet bij een notaris en daar zijn kosten aan verbonden. Dat geldt niet voor een huishoudelijk reglement.

Van statuten van wooncoöperaties zijn inmiddels heel wat voorbeelden voor handen. Hieronder zijn er een aantal beschikbaar, met een korte samenvatting van waar ze vandaan komen. Voeg jullie voorbeeld statuten ook toe!

Voorbeeld statuten:

- Statuten van een huurdersvereniging die een complex in beheer heeft. Deze huurdersvereniging huurt een complex, en verhuurt dat onder aan haar leden.

Akte van Oprichting van een huurdersvereniging (WBVG-Karakterpanden, 20 december 2011) (PDF)

- .... jullie statuten?


Huishoudelijke reglementen

Een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Het kan wel handig zijn om er een te hebben. Een huishoudelijk reglement kun je makkelijker aanpassen dan statuten. Bijvoorbeeld op grond van een besluit in de algemene ledenvergadering. Je hoeft niet naar een notaris of kosten te maken om je huishoudelijke reglement aan te passen.

In de statuten kun je verwijzen naar een huishoudelijk reglement waarin je bepaalde zaken verder uitwerkt. Bijvoorbeeld de zaken die je naar verwachting makkelijker aan wilt kunnen passen. Zoals een huisregel: 'Elke bewoner zet zich maandelijks 8 uur in voor kleine klusjes en onderhoudswerkzaamheden in en om het complex'. In een algemene ledenvergadering zou je dan kunnen besluiten om van die 8 uur 10 uur te maken als er omstandigheden zijn die dat vereisen en dat wijzigen in je huishoudelijk reglement. In de statuten staat dan bijvoorbeeld alleen dat bewoners een bijdrage leveren aan onderhoudswerkzaamheden en dat het aantal uren daarvoor wordt vastgesteld in het huishoudelijk reglement.

Ook over huishoudelijk reglementen is het goed om eerst uitvoerig te overleggen met elkaar.

Er zijn mooie voorbeelden. Hieronder een aantal. Voeg jullie voorbeeld huishoudelijk reglement ook toe!

Voorbeeld huishoudelijke reglementen:

- Het huishoudelijke reglement van IEWAN staat bekend als een goed voorbeeld

Huishoudelijk reglement IEWAN (PDF)

- .... jullie HHR?