Besluitvorming is een belangrijk thema binnen wooncoöperaties. Iedereen wil zich per slot van rekening goed (blijven) voelen bij genomen groepsbesluiten. Daarom is het zo belangrijk een methode te kiezen waarbij de minderheid zich ook gehoord voelt, een onderwerp van meerdere kanten wordt bekeken en het besluit gedragen wordt door de groep. 

Bepaal vooraf hoe een besluit tot stand komt. Ga je voor de meeste stemmen gelden, voor unaniem genomen besluiten of voor een tussenvorm? Welke besluitvormingstechniek past het beste jouw groep? In dit artikel lichten we een aantal methodieken toe.

1. Sociocratische besluitvorming

Sociocratische besluitvorming is onderdeel van de sociocratische kringmethode. Bij de sociocratische kringmethode staat het consentbeginsel centraal. Consent betekent dat er geen overwegende bezwaren meer zijn tegen een bepaald besluit: als niemand echt tegen het besluit is, kan dit besluit genomen worden. Het is dus niet noodzakelijk dat iedereen uitgesproken vóór is. 

Consent-besluitvorming doorloopt in drie stappen het BOB-model: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. De stappen kunnen meerdere vergaderingen beslaan.

1. Beeldvorming – Waar gaat het over? 
   Wat weten we? Klopt alles wat we (denken te) weten? Wat weten we niet? Hebben we die informatie echt nodig om tot een goed besluit te komen? Hoe gaan we de ontbrekende informatie verzamelen?
   Doel: duidelijk is welke informatie mist en hoe er aan deze informatie gekomen kan worden, zodat iedereen hetzelfde beeld voor ogen heeft.
   
   
2. Oordeelsvorming – Wat vinden we ervan?
   Wat is ons doel? Waar maken we ons zorgen over? Wat zou onze zorgen verminderen? Aan welke voorwaarden moet een besluit voldoen om acceptabel te zijn?
   Doel: de gezamenlijke belangen, criteria en voorwaarden zijn in beeld.
   
   
3. Besluitvorming – Wat spreken we af?
   Wat besluiten we? Wat gaan we doen? Weet iedereen welk besluit is genomen? Is iedereen blij met het besluit?
   Doel: het besluit zelf (advies, actieplan, enz.)

Beleid en besluiten worden voorbereid in thematische kringen. Kringen zijn werkgroepen rondom een taak of thema, bijvoorbeeld ‘verduurzaming’ of ‘inrichting gemeenschapshuis’.
Ieder lid is actief in een van die kringen, zo bepaalt iedereen inhoudelijk mee. Als je je consent niet kunt geven, werk je mee aan een verbeterd voorstel. Zo werk je aan het breedst gedragen en best mogelijke besluit van dat moment. 
Een kring mag zelfstandig besluiten nemen binnen de grenzen die door de naast hogere kring zijn gesteld. Hierbij nemen minimaal twee personen van elke kring deel aan de hogere kring . Dat heet dubbele koppeling.

2. Gedragen besluitvorming

Bij gedragen besluitvorming gaan mensen binnen een gemeenschap op zoek naar een manier van werken, waarbij ieders morele afweging serieus wordt genomen. Ze zoeken naar wat het goede is om te doen in het licht van het geheel. Het gaat om een gemeenschapsvormende manier van besluiten, waarbij minderheden worden gerespecteerd, juist omdat zij anders tegen een vraagstuk aankijken.

1. Het vraagstuk formuleren
   Waarover moet een besluit genomen worden?
   
   
2. Besluitgroep vormen 
   De besluitgroep (max. vijf personen) vertegenwoordigt de gemeenschap en heeft het mandaat om het besluitvormingsproces vorm te geven. Eén persoon binnen die groep mag knopen doorhakken wanneer geen consensus wordt bereikt binnen de besluitgroep.
   De leden van de besluitgroep worden overigens persoonlijk gevraagd door de leden van de gemeenschap op grond van hun capaciteiten in het besluitvormingsproces. Daar kan iemand ja of nee tegen zeggen. Je stapt dus niet zelf naar voren om in een besluitgroep deel te nemen.
   
   
3. Beeldvorming
   Hoe denken we over het vraagstuk en de mogelijke aanpak? Welke visie hebben we, welke ervaringen uit het verleden, welke kijk op de toekomst? Wat komt er allemaal bij dit vraagstuk kijken? De besluitgroep onderzoekt dat binnen de gemeenschap. 
   
   
4. Mogelijke alternatieven 
   Welke oplossingen, welke handelingsperspectieven kunnen we zien? Denk breed en benoem bij alle alternatieven voor- en nadelen.
   
   
5. Haalbare alternatieven
   Bespreek alle alternatieven, dat brengt verdieping, gemeenschapsvorming en creativiteit. Weeg de voorkeuren van een ieder. Uiteindelijk kom je tot een haalbaar en draagbaar alternatief: het voorgenomen besluit.
   
   
6. Voorlopig besluit en bezwaren onderzoek
   Het voorgenomen besluit formuleer je scherp en concreet. Dan onderzoek je welke bezwaren kunnen leven bij de leden en hoe die kunnen weggenomen.
   
   
7. Definitief besluit 
   De besluitgroep neemt het definitieve besluit en is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Wie gaan het doen en wanneer? Wat heb je nodig? Als het besluit is uitgevoerd, kan de besluitgroep worden opgeheven. Voor bepaalde besluiten kan een bekrachtiging via de ALV en vastlegging in notulen noodzakelijk zijn (het besluit is dan een hamerstuk).

Op de website van De Grondsteen vind je verschillende artikelen over werken met gedragen besluitvorming. Ingrid Busink van De Grondsteen is gemeenschapscoach en trainer gedragen besluitvorming. Ze begeleidt al ruim 20 jaar woongemeenschappen. 

3. Deep democracy

Deep democracy maakt de onderstroom in groepen zichtbaar en luistert naar de wijsheid van de minderheid. Hoe? Deep democracy maakt ieders mening zichtbaar door meningen in de ruimte te positioneren en mensen aan te laten sluiten bij het standpunt waar ze zich het meest verwant mee voelen. Deep democracy helpt alles boven tafel te brengen wat gezegd moet worden. Alle standpunten komen namelijk aan bod, ook tegenstellingen en botsende meningen. Elke invalshoek is even waardevol. De verschillen worden niet weggepoetst, maar juist onderzocht en besproken. In groepsdynamiek gebeurt veel. Als de minderheid zich niet gehoord voelt, gaat het wringen. De begeleider bevraagt de deelnemers (benodigde metavaardigheden zijn neutraliteit, compassie en heel goed luisteren) en zorgt er samen met de groep voor dat alle kanten van het verhaal goed in beeld komen.

Aan de hand van 5 stappen komt de groep tot een wijs besluit:

• Stap 1 – Verzamel alle invalshoeken
• Stap 2 – Zoek actief naar ‘het alternatief’
• Stap 3 – Verspreid ‘het alternatief’
• Stap 4 – Voed de wijsheid van de minderheid toe
• Stap 5 – Duik in de onderstroom

4. Holacratie / holarchie

Holacratie verdeelt de autoriteit over alle leden. Er is een platte structuur van cirkels (teams). Hierin vervult ieder zijn eigen unieke rol met duidelijke verantwoordelijkheden. De missie van de organisatie staat centraal. Spanningen en problemen dienen als brandstof voor de ontwikkeling van de organisatie (zie Wikipedia).

Ecodorp Boekel heeft de naam aangepast naar holarchie. Ze schrijven daar zelf over: ‘We hebben de spelregels van Holacratie een beetje aangepast, want het was van oorsprong gericht op een bedrijf met mensen die met elkaar beconcurreren. Ecodorpers concurreren niet, wij werken graag samen. Daarom hebben we ook de naam aangepast. Holarchie. Holarchie is een nieuwe manier van het inrichten en besturen van organisaties waarbij de nadruk ligt op zelforganisatie en het ontwikkelen van collectieve kennis en creativiteit.’

‘Een vergadering van elke groep gaat vooral over spanningen van de groepsleden. De agenda van de vergadering wordt opgesteld door te vragen welke spanningen de leden hebben. Een spanning is het verschil tussen het heden en het gewenste doel. Als een spanning als agendapunt aan de beurt is, bedenkt de hele groep een concreet plan waardoor de spanning van die persoon/rol wordt opgelost,’ schrijft Ecodorp Boekel op haar website.

Voorafgaand:

• Leer de grondbeginselen: waarom deze organisatievorm in het leven geroepen is. Een belangrijk aspect van deze methode is de scheiding van Rol en Persoon: je hebt een Rol je bent een Persoon. Vanuit je Rol(len) verricht je arbeid voor de organisatie (de Plek). De intentie van Holarchie is om mensen te leren werken in vertrouwen en dat de reflectievaardigheden die je daarbij opdoet ook benificieel zijn voor jou en de groep (jouw Samenleving).
  
  
• Bepaal of jullie echt met Holarchie willen werken: in de praktijk lijkt het voor mensen toch lastig om vanuit vertrouwen te denken en oprecht verantwoordelijkheid te nemen voor het functioneren van rollen. Holarchie draait om fouten maken en daarvan leren.
  
  
• Adopteer Holarchie als organisatiemethode: het is geen ‘add on’ voor ‘business as usual’, maar een fundamentele verandering van hoe organisaties werken. De adoptie betekent dat alle leden van jullie cirkel de grondwet officieel aannemen als de baas van jullie organisatie. Dat betekend dat de baas geen mens is en dus geen voorkeur heeft of eigen wensen of meningen.

Hoe begin je:

• Schrijf een projectplan: dit is de verwoording van jullie ideale samenleving zodat je begrijpt wat je van elkaar en de plek kunt verwachten.
  
  
• Creëer je bestuur. Hierin geef je jouw organisatie vorm met heldere afspraken zodat er geen ruimte is voor verwarring. Artikel 5 van de spelregels (bestuursproces) geeft handvatten over hoe deze documentatie vorm te geven. Of gebruik Glassfrog, een handige tool ontwikkeld door Holacracy One, of bekijk dit voorbeeld: de organisatie van Ecodorp Boekel.
  
  
• Stel een doel voor jullie organisatie waarin helder is wat je wilt doen en wie je daarvoor nodig hebt. Hoe helderder je je doel formuleert, hoe helderder je wensen en behoeftes kan formuleren. Er is een groot verschil tussen: ‘wij willen een ecodorp bouwen’ en ‘wij willen een zelfvoorzienend ecodorp bouwen waar 20 mensen kunnen leven en werken om als voorbeeld te dienen voor alternatief samenleven.’
  
  
• Bepaal je strategieën: hiermee bepaal je jouw voorkeuren bij beslissingen. Je strategie kan bijvoorbeeld zijn: 
  
  • Community
  • Biocentrisme
  • Ecologisch
  • Klimaat neutraal
    
    Bij elke keuze sta je stil hoe dit bijdraagt aan het doel van de community. Zo ga je bij elke keuze de strategie punten af. Hierdoor kan je gewicht hangen aan de gevolgen van de keuze: dit betekent niet dat een keuze altijd bij moet dragen aan alle strategiepunten, maar wel dat je inzicht hebt in de gevolgen van je keuze. 

• Houd een rol overleg en bepaal wat je gaat doen om je doel te behalen. Omdat de situatie er nog niet is, is er spanning: een verschil tussen de huidige en de gewenste situatie. In het Rol Overleg verwerk je die spanningen. 
  
  Hiervoor moet je eerst bepalen welke rollen er nodig zijn om tot je doel te komen. Kies voor elke rol een titel, een doel en verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld: iemand is verantwoordelijk voor het bouwen van een gebouw. Titel: bouw; Doel: het bouwen en onderhouden van het gebouw; Verantwoordelijkheid: het plannen van het bouwproject en het aanschaffen en onderhouden van bouwgereedschap. 
  
  In het begin zullen er veel Rol-overleggen plaats moeten vinden om je organisatie aan te scherpen. Fysiek bijeenkomen is ideaal, maar je kunt ook je voorstel via een afgesproken medium (b.v. e-mail) naar je mede leden sturen. Als niemand expliciet bezwaar heeft op het voorstel dan kan de secretaris het verwerken.

• Houd verkiezingen en bepaal wie wat gaat doen. Als een persoon een Rol vervult, wordt die persoon de Rol Leider van die Rol. Kies als eerste wie de facilitator is, die begeleidt dan het proces van het koppelen van de initiële rollen aan de mensen. Meestal weet je al wie wat gaat doen en is er geen verkiezingsproces nodig, maar soms wel. Dat kan als volgt: 
  • Kies de rol waarvoor mensen zich kunnen nomineren
  • Schrijf op een papier wie je nomineert en jouw naam
  • Jij vertelt waarom jouw kandidaat het meest geschikt is voor een rol
  • Iedereen mag zijn/haar nominatie herzien a.d.h.v. het delen
  • Maak een voorstel a.d.h.v. het aantal stemmen
  • Vraag of iemand bezwaar heeft tegen de nominatie

• Houd een actieoverleg en bepaal wat welke rol gaat doen: in het Actie Overleg worden aan de hand van spanningen acties gemaakt door de leden en de Rol Leiders en die worden gekoppeld aan de Rollen (en als er geen rol voor is Leden) die verantwoordelijk zijn voor die actie. Het is aan elke Rol zelf om vervolgacties op te schrijven en bij te houden zodat het helder is wat je kunt doen op het moment dat je de Rol vervult.
  
  
• Ga daarmee aan het werk richting je doel: tijdens het werken in de werkelijkheid richting het doel worden er geheid fouten gemaakt, met de spanningen die dat oplevert kun je jouw Rol(llen) scherper krijgen en acties maken voor andere Rollen. 
  
  
• Verander je organisatie in een organische organisatie: kom op tijd samen om de spanningen te verwerken in een Rol- of Actie Overleg en vertrouw het proces: samen-werken en samen-leven is ingewikkeld, maar naarmate je het spel beter leert spelen word het steeds leuker en zie je steeds meer het nu van Holarchie in. Je organisatie zal steeds scherper in beeld komen voor alle betrokkenen, overleggen worden steeds korter, werk gaat steeds sneller en voor je het weet ben je een Organische Organisatie.

Aangezien holarchie een continu proces is van proberen en leren, kan alles wat bij deze stappen is vastgelegd veranderen naarmate je verder richting je doel komt. Zelfs het doel zelf, als dat beter bij de organisatie past.

Meer informatie:

• Holacratie als besluitvormingsmethodiek, verslag kennisdeelsessie
• Interview over Holacratie bij De Warren
• Holarchie als besluitvorming, een artikel van Ecodorp Boekel 
• Betoog over Holarchie van Ad Vlems van Ecodorp Boekel op YouTube